TEKNIK PERSIDANGAN

“Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu mempengaruhi dan mengendalikan orang dalam persidangan demi mempertahankan prinsip dan intelektualitas dalam jual beli rasional dan argumentasi untuk satu tujuan, demi kepentingan bersama bukan golongan apalagi pribadi.”

PENGANTAR

Setiap aktivitas, apapun jenisnya, formal atau tidak formal, tidak akan lepas dari apa yang namanya tujuan. Akan tetapi yang menjadi pertanyaan adalah: bagaimana agar tujuan tersebut dapat tercapai? Oleh karena itu aktivitas harus diarahkan agar menghasilkan kesepakatan dan keputusan untuk dilaksanakan. Dalam kehidupan sehari-jari, baik dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara khususnya dalam mencari solusi dari sebuah persoalan yang mengangkut kepentingan orang banyak selalu ditempuh melalui musyawarah untuk mufakat dalam pengambilan keputusan. Dalam kenyataannya, tidak semua orang bisa diajak berpikir bersama, satu visi dan satu misi, bahkan pola piker yang sama. Untuk menerjemahkan persoalan-persoalan dari berbagai sudut pandang inilah hendaknya dibentuk suatu forum yang bisa menjembatani proses pengambilan keputusan tersebut. Proses-proses pengambilan keputusan itu menggunakan satu mekanisme yang bisa berwujud persidangan, seminar, diskusi, rapat, lokakarya, symposium, kolokium, dan sebagainya.

 PENGERTIAN PERSIDANGAN

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI, 1995: 937) dijelaskan bahwa “sidang” adalah proses pertemuan untuk membicarakan sesuatu. Sedangkan “persidangan” merupakan proses, cara, perbuatan sidang. Disisi lain secara umum, kata sidang atau persidangan tidak jarang dikonotasikan dengan istilah “pengadilan”. Namun, pemahaman tersebut tidak sepenuhnya benar. Persidangan yang dibahas dalam kesempatan ini adalah suatu sarana dalam mencari suatu tujuan yang didalamnya terdapat komunikasi dua arah (dialogis) antar peserta sidang dan juga proses pengkondisian suasana. Pengkondisian suasana ini kemudian menjadi wewenang dari seorang pimpinan sidang.

MACAM-MACAM SIDANG

            Supaya kita memahami apa dan bagaimana aturan-aturan, pihak yang terlibat, peralatan,  dalam persidangan, maka kita harus mengetahui bentuk persidangan bila  dilihat dari sifatnya. Adapun bentuk persidangan dibedakan menjadi dua, yaitu:

1. Persidangan yang mengikat, seperti Kongres, konferensi, muktamar, dan munas.
2. Persidangan yang tidak mengikat, seperti debat, diskusi panel, seminar,  lokakarya, symposium.

UNSUR-UNSUR PERSIDANGAN

            Unsur-unsur penting yang harus ada dalam persidangan adalah:

1. adanya masalah
2. adanya tujuan
3. ada aturan teknis persidangan
4. peserta
5. pimpinan sidang

Adapun peralatan yang harus ada dalam sebuah persidangan adalah:

1. draft sidang
2. palu sidang
3. pengeras suara (bila meliputi forum yang luas)
4. seperangkat alat perekam data (tape recorder, komputer, dan lain-lain)

PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM PERSIDANGAN

            Pihak-pihak yang terlibat dalam persidangan meliputi dua macam:

1. pimpinan/presidium sidang, yaitu orang-orang yang dipilih dan dipercaya untuk memimpin dan mengendalikan jalannya persidangan
2. peserta persidangan, yaitu orang-orang yang ada di dalam ruangan sidang yang memiliki tujuan serta maksud yang sama (sebagaimana yang menjadi tujuan persidangan) yang memenuhi aturan-aturan tertentu. Peserta persidangan biasanya dibagi menjadi beberapa criteria: peserta penuh, peserta peninjau dan undangan.

JENIS-JENIS PERSIDANGAN

            Dalam sebuah persidangan, jenis-jenis persidanganberikut mesti selalu ada, dan seringkali berurutan:

1. sidang pleno, adalah sidang yang diikuti oleh peserta sidang untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil.
2. sidang komisi, adalah sidang yang hanya diikuti oleh beberapa orang (yang semula menjadi peserta sidang pleno) yang dibagi dalam bidang-bidang tertentu sesuai dengan keahliannya.
3. sidang formatur, adalah sidang yang hanya bisa diikuti oleh orang-orang tertentu, dan sidang biasanya bersifat tertutup.

ETIKA PERSIDANGAN

Penyampaian pendapat dalam sebuah persidangan hendaknya menggunakan istilah interupsi disertai mengacungkan tangan. Di bawah ini adalah empat macam interupsi yang digunakan dalam teknis persidangan:

1. Interupsi point of preverensi

Interupsi ini menempati urutan pertama karena sifatnya yang mendesak, misalnya izin keluar.

2. Interupsi point of clarification

Interupsi ini bermaksud menjernihkan suatu persoalan yang sedang diperdebatkan, manakala arah perdebatan telah menyimpang dari awal pembicaraan.

3. Interupsi point of Information

Interupsi ini digunakan untuk memberikan informasi pada seluruh peserta sidang tentang sesuatu hal yang fungsinya adalah untuk mengingatkan.

4. Interupsi point of order

Interupsi ini berfungsi untuk memberikan masukan pada pimpinan sidang agar melakukan sesuatu hal demi kebaikan forum persidangan, memberikan usulan tentang ishoma, pending/penundaan persidangan, pengurangan atau penambahan poin/usulan.

Dari keempat interupsi di atas, yang paling memiliki kekuatan untuk mengembangkan jalannya persidangan adalah point of order. Maka dari itu interupsi ini wajib ditawarkan dan disampaikan pada peserta sidang.

Bagi pimpinan sidang, sebelum membacakan draft hendaknya ditawarkan pada peserta sidang dengan menggunakan kata-kata yang sopan. Untuk menyebut nama individu dalam sebuah perdebatan, hendaknya diganti dengan menyebut lawan bicara dengan menyebut identitas yang dikenalkan atau menyebut posisi duduknya. Begitu juga dengan peserta sidang, dia juga harus melakukan hal sama.

TEKNIK PENGGUNAAN PALU SIDANG

            Teknik penggunaan palu sidang di bedakan berdasarkan banyaknya ketukan palu sidang:

1. Tiga kali ketukan        : membuka dan menutup persidangan

2. Dua kali ketukan         : memindahkan palu sidang, pergantian pimpinan sidang, pending/skorsing.

3.  Satu kali ketukan        : menetapkan keputusan poin per poin dan meninjau ulang/kembali keputusan yang telah dicapai.

4. Empat kali ketukan    : menetapkan keputusan secara keseluruhan/ konsideran.

            Dalam mencapai suatu kesepakatan, tidak semua aktivitas selalu diikuti dengan istilah sidang dalam penyebutannya, meskipun didalamnya terdapat mekanisme persidangan. Oleh sebab itu untuk memahami konsep persidangan secara detail akan lebih lengkap jika kita mengenal lebih dulu berbagai bentuk komunikasi formal agar kita dapat memahami secara mendalam. Bentuk-bentuk komunikasi tersebut adalah:

Simposium

Merupakan satu forum yang sifatnya ilmiah dengan mendatangkan para ahli atau pakar pada bidang tertentu guna membicarakan suatu permasalahan dilihat dari berbagai sudut pandang.

Seminar

            Forum ini untuk mendiskusikan atau membicarakan kegiatan ilmiah atau hasil sebuah penelitian yang bertujuan untuk menemukan hal-hal baru guna pelaksaan penelitian berikutnya.

Diskusi

            Kegiatan yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih secara bersama-sama guna memecahkan suatu permasalahan dan memberikan saran serta usulan yang dapat memudahkan dalam penyelesaiannya. Forum ini umumnya dilakukan oleh orang yang memiliki posisi sederajat.

Rapat

            Sebuah pertemuan yang didikuti oleh anggota organisasi yang bersangkutan untuk menyelesaikan persoalan organisasi atau kegiatan yang membutuhkan mufakat dari anggota.

Lokakarya

            Suatu pertemuan yang bertujuan memecahkan suatu masalah dan mencari rumusan baru, konsep-konsep baru, dan hendaknya ditindaklanjuti dalan bentuk langkah nyata.

Muktamar, Kongres, Munas

            Suatu pertemuan akbar pada sebuah organisasi yang dihadiri oleh seluruh wakil-wakilnya yang bersifat untuk mencapai suatu keputusan yang akan dilaksanakan oleh seluruh anggotanya.